Anleitung: Immonika in Deiner Maklersoftware einrichten

▶ Propstack

a) immonika.de als Portal anlegen

1. Oben Verwaltung → links unter Schnittstellen Portale → + Portal hinzufügen.
2. Portalname: immonika.de, Format OpenImmo; FTP-Host, Port, Benutzer, Passwort, Verzeichnis (meist /) und Anbieternummer aus der Immonika-Zugangsdaten-Mail eintragen.
3. Option Impressum übertragen auf ja – speichern und Verbindung prüfen.

Quelle: Propstack Docs – Portal-Export.

b) Impressum hinterlegen

1. Firmenadresse, Geschäftsführung, Handelsregister usw. in den Stammdaten der Organisation (Verwaltung → Einstellungen) pflegen.
2. Ansprechpartner-Daten je Nutzer; objektspezifische Rechtstexte unter Verwaltung → Landing Pages.

Quelle: Propstack Docs – Einführung.

c) Ersten Upload / Vollabgleich

1. Objekte im Tab Vermarktung dem Portal immonika.de zuweisen und exportieren.
2. Für den Erstbestand alle relevanten Objekte zuweisen und einen vollständigen Export auslösen.

d) Kontaktanfragen automatisch verarbeiten

1. Verwaltung → Einstellungen → Kontakte (crm.propstack.de/app/admin/settings/contacts): Absender-E-Mail von immonika.de als Kontaktquelle hinterlegen.
2. Optional Automatisierung mit Trigger „Neue Portalanfrage“ anlegen. Propstack liest unser kontakt_openimmo_feedback.xml im Anhang automatisch aus.

Quellen: Interessenten-Anfragen, Docs-Überblick.

▶ ilogu (ilogu.de)

Cloud-Maklersoftware aus Deutschland; OpenImmo-Schnittstelle ist Standard. Hersteller-Seite: ilogu.de.

a) immonika.de als Portal anlegen

1. Im Hauptmenü den Bereich Immobilienportale öffnen und neues Portal anlegen.
2. Wenn immonika.de nicht in der Liste der vorbelegten Portale erscheint: individuelles Portal mit Format OpenImmo; FTP-Host, Port, Benutzer, Passwort und Anbieternummer aus der Immonika-Zugangsdaten-Mail eintragen.
3. Portal speichern; ilogu zeigt nach dem ersten Export ein Export-Protokoll mit Status und Fehlermeldung des Zielsystems.

Quellen: Funktionsübersicht – Portal-Schnittstellen, FAQ Nr. 8/18/27.

b) Impressum hinterlegen

1. Firmenstammdaten (Anschrift, Geschäftsführer, USt-IdNr., HRB) in den allgemeinen Einstellungen Ihres Mandanten pflegen.
2. Für mehrere Ansprechpartner / Freelancer ggf. Mitarbeiterverwaltung nutzen (Freelancer-Profile können ein eigenes Impressum tragen). Im Starter-Paket gibt es nur einen Arbeitsplatz – weitere Mitarbeiter erfordern ein größeres Paket.

Quelle: ilogu FAQ Nr. 19 (Mitarbeiter / Ansprechpartner) und Funktionsübersicht – Mitarbeiterverwaltung.

c) Ersten Upload / Vollabgleich

1. In der Immobilienverwaltung die Objekte auswählen und die Übertragung zu den Immobilienportalen starten (Ampel-Status zeigt, wo das Objekt aktuell veröffentlicht ist).
2. Für den Erstbestand alle Objekte auswählen (Vollabgleich in einem Lauf). Nach Änderungen oder Löschungen Export erneut starten – Löschungen werden erst nach dem nächsten Export an immonika.de gemeldet.

Quelle: ilogu FAQ Nr. 27.

d) Kontaktanfragen automatisch verarbeiten

1. Im Bereich Anfragenmanager aktivieren, dass eingehende E-Mails Kunden anlegen und Vorschaltungen versenden (laut Hersteller: Widerrufsrecht, Provisionsvertrag, Datenschutz – danach automatischer Exposé-Versand).
2. Absender-Adresse von immonika.de in das Postfach einlesen lassen, das mit dem Anfragenmanager verknüpft ist. Der kontakt_openimmo_feedback.xml-Anhang folgt OpenImmo 1.2.5 – ilogu erkennt Standard-OpenImmo-Feedbacks ebenfalls.

Quelle: ilogu – Anfragenmanager.

▶ OpenEstate-ImmoTool (kostenlos / Open Source)

a) immonika.de als Portal anlegen

1. Immobilien → Schnittstellen anzeigen → Neu (oder Sidebar Export-Schnittstellen).
2. Titel immonika.de, Format OpenImmo-XML, Transport extern auf einen FTP-Server.
3. Tab Transport: FTP-Daten und Anbieternummer eintragen, Testen → Speichern.

Quelle: manual.openestate.org – Immobilien exportieren.

b) Impressum hinterlegen

1. Bei Netzwerk-/Mehrplatz-Installation per AdminTool zur Datenbank verbinden, Tab Agentur – Firmendaten und Logo pflegen, mit Übernehmen speichern.
2. Ansprechpartner je Objekt unter Adressen → Ansprechpartner im Immobilienformular zuordnen.

Quelle: manual.openestate.org – AdminTool / Agentur.

c) Ersten Upload / Vollabgleich

1. Immobilien markieren → Rechtsklick → Export durchführen → Schnittstelle immonika.de wählen.
2. Für den Erstbestand alle Objekte auswählen und Modus Vollabgleich setzen, sofern Ihr Ablauf das vorsieht.

d) Kontaktanfragen automatisch verarbeiten

1. Im optionalen E-Mail Add-On ein IMAP/POP3-Konto unter E-Mails → E-Mailkonten verwalten einrichten.
2. Kontaktanfragen lassen sich aus der E-Mailansicht direkt als Adresse anlegen und mit dem Objekt verknüpfen; die kontakt_openimmo_feedback.xml kann per Doppelklick eingelesen werden.

Quellen: E-Mailkonten einrichten, E-Mail-Add-On verwenden.

▶ FLOWFACT Performer

a) immonika.de als Portal anlegen

1. Hilfe → Immobilienportale → Assistent → neue Schnittstelle anlegen → OpenImmo.
2. FTP-Zugangsdaten und Anbieternummer von Immonika eintragen, Portal aktivieren und Verbindung prüfen.

Quelle: FLOWFACT – Schnittstelle zu einem Immobilienportal anlegen.

b) Impressum hinterlegen

1. Unternehmens- und Impressumsdaten in den Stammdaten Ihres Mandanten / Unternehmens pflegen (genaue Bezeichnung versionsabhängig).

c) Ersten Upload / Vollabgleich

1. Im Portal-Assistenten den vollständigen OpenImmo-Export zu Immonika auslösen (kein Einzelexport beim Erstbestand).

d) Kontaktanfragen automatisch verarbeiten

1. Einstellungen → Tools & Integrationen → Portale & Integrationen → Anfrageverarbeitung aktivieren.
2. Der Adressimporter verarbeitet Kontakt-E-Mails von Portalen automatisch – unsere kontakt_openimmo_feedback.xml erfüllt den OpenImmo 1.2-Wortstamm „kontakt“; eine zusätzliche Regel ist nicht nötig. Bei Bedarf können Sie im MailManager ergänzende Regeln (Merkmale, Verknüpfungen, Auto-Antworten) anlegen.

Quellen: Anfragenverarbeitung aktivieren, Adressimporter, MailManager.

▶ FLOWFACT platform (Cloud – nicht Performer)

Die Browser-Version von FLOWFACT (in OpenImmo-Uploads erkennbar an sendersoftware=„FLOWFACT platform“). Menüpfade unterscheiden sich von der Desktop-Software FLOWFACT Performer oben.

Wichtig (Stand 17.06.2026): Immonika benötigt im OpenImmo-Block <anbieter> ein vollständiges Impressum (<impressum> und/oder <impressum_strukt>, mind. 100 Zeichen). Ein Impressums-Link allein oder nur Makler-Kontaktdaten unter <kontaktperson> reichen nicht. Beim Erst-Upload oder nach Impressum-Korrektur ist ein Vollabgleich nötig (kein Teilabgleich).

a) immonika.de als Portal anlegen

1. Einstellungen → Tools & Integrationen → Portale → Portal hinzufügen.
2. Wenn immonika.de nicht vorgegeben ist: OpenImmo wählen.
3. FTP-Host, Port, Benutzer, Passwort, Verzeichnis (meist /) und Anbieternummer aus der Immonika-Zugangsdaten-Mail eintragen.
4. Auf Am Portal anmelden bzw. Portal prüfen & aktivieren klicken — Status muss aktiv sein.
5. Falls vorhanden: Option Impressum übertragen / Anbieterdaten mitliefern aktivieren.

Quelle: FLOWFACT Serviceportal – Schnittstelle zu einem Immobilienportal anlegen (gilt für FLOWFACT platform, nicht Mini/Residential).

b) Impressum hinterlegen

1. Einstellungen → Unternehmen → Firmenprofil: Firmenname, Anschrift (Straße, PLZ, Ort), Telefon, E-Mail, Webseite, Geschäftsführung vollständig pflegen.
2. Rechtliche Angaben (im Firmenprofil oder eigener Reiter): Handelsregister, Registergericht, USt-IdNr., Hinweise nach § 34c GewO; Impressums- und Datenschutz-Links zusätzlich eintragen.
3. Mindestens 100 Zeichen Impressumstext gesamt — sonst lehnt immonika.de den Upload ab. Ein Link zur eigenen Homepage ersetzt den Text nicht.
4. Pflegeort: Daten müssen im Unternehmens-/Anbieter-Datensatz stehen (was als <anbieter> exportiert wird). Kontaktdaten nur im Mitarbeiter-/Immobilienbetreuer-Profil landen als <kontaktperson> — das ist kein Anbieter-Impressum.

Quellen: FLOWFACT – Unternehmensdaten / Rechtliche Angaben (Menü analog in platform), Rechtliche Angaben in Landingpages.

c) Ersten Upload / Vollabgleich

1. Objekte für das Portal immonika.de freigeben.
2. Export als Vollabgleich starten (nicht nur Teilabgleich / geänderte Objekte) — besonders beim Erst-Upload und nach Impressum-Korrektur.
3. Nach dem Lauf prüfen, ob die erzeugte openimmo.xml unter <anbieter> ein <impressum> oder <impressum_strukt> enthält. Fehlt beides trotz gepflegter Stammdaten: FLOWFACT Support mit Stichwort OpenImmo-Export Impressum fehlt, Ziel immonika.de, FLOWFACT platform — oder service@immonika.de (Metadaten-Anhang aus dem Import-Bericht als Beleg).

Quelle: FLOWFACT – OpenImmo Voll- und Teilabgleich (gilt auch für platform).

d) Kontaktanfragen automatisch verarbeiten

1. Einstellungen → Tools & Integrationen → Anfrageverarbeitung aktivieren (falls in Ihrer platform-Version vorhanden).
2. Immonika sendet Kontaktanfragen als E-Mail mit Anhang kontakt_openimmo_feedback.xml (OpenImmo 1.2.5) an Ihre bei uns hinterlegte Anbieter-Mailadresse.

Quelle: FLOWFACT – Anfragenverarbeitung aktivieren.

▶ Justimmo

a) immonika.de als Portal anlegen

1. Als Administrator: Mehr → Exports → Reiter Custom exports → Create new FTP Feed.
2. Format OpenImmo 1.2.7, FTP-Daten und Anbieternummer von Immonika eintragen.

Quelle: Justimmo API – FTP Feed.

b) Impressum hinterlegen

1. Firmen- und Anbieterangaben in den Einstellungen Ihres Justimmo-Kontos / Unternehmens pflegen (Bezeichnungen können variieren).

c) Ersten Upload / Vollabgleich

1. FTP-Feed manuell auslösen oder den nächsten Auto-Lauf abwarten; der erste Lauf überträgt den Gesamtbestand.

d) Kontaktanfragen automatisch verarbeiten

1. Justimmo nutzt das OpenImmo-Feedback-Format für rückkanal-strukturierte Anfragen; das gehört unter <kontakt>-Element zu jedem Objekt (Felder email_direkt und email_feedback).
2. Immonika sendet die kontakt_openimmo_feedback.xml als MIME-Anhang an Ihre Anbieter-Mailadresse; alternativ Feedback-Adresse Ihres Justimmo-Accounts hinterlegen (Format id-id-token@oi-feedback.justimmo.at).

Quelle: Justimmo API – OpenImmo Feedback.

▶ estateSmart

a) immonika.de als Portal anlegen

1. Einstellungen → Exportportale → Neues Exportportal mit Format OpenImmo und FTP/SFTP-Zugangsdaten von Immonika.
2. Anbieternummer und Verzeichnis (meist /) aus der Zugangsdaten-Mail eintragen.

Quelle: Externe Anleitung – estateSmart-Schnittstelle.

b) Impressum hinterlegen

1. Firmen- und Kontaktdaten in den allgemeinen Einstellungen bzw. dem Mandanten-Stammsatz pflegen.

c) Ersten Upload / Vollabgleich

1. Export für das neue Portal starten und alle Objekte berücksichtigen (Vollabgleich), falls die Software diesen Modus separat anbietet.

d) Kontaktanfragen automatisch verarbeiten

1. Im Modul Anfragenverwaltung das angeschlossene Postfach freigeben; die kontakt_openimmo_feedback.xml im OpenImmo-Standard wird vom estateSmart-Adressimport gelesen.
2. Bei Unklarheiten den estateSmart-Support kontaktieren – estateSmart wird von der Empro GmbH betrieben.

Quelle: estateSmart Impressum / Anbieter.

▶ FIO Webmakler

Maklersoftware der FIO Systems AG (Leipzig); OpenImmo 1.2.7 ist Standard für externe Portale. Hersteller: fio.de – FIO Webmakler.

a) immonika.de als Portal anlegen

1. Menü Verwaltung → Einstellungen → Firmennamen doppelklicken → Reiter Exportkonfiguration → Neu (neues Portal).
2. Bezeichnung immonika.de, Status Aktiv, Art des Portals: externes Portal, Exportformat OpenImmoXML V1.2.7, Export per FTP.
3. FTP-Host, Benutzername (= Anbieternummer aus der Immonika-Zugangsdaten-Mail), Passwort und Anbieterkennung Portal (= dieselbe Anbieternummer) eintragen; Server-Unterverzeichnis meist / oder leer lassen.
4. Umfang Objekte: Vollabgleich (Erstbestand); Übertragung als Zip-File: Ja; VE für Impressum die passende Vertriebseinheit wählen.
5. Verbindung testen (muss erfolgreich sein) → speichern. Bei Fehlern siehe Exportprotokoll unter Verwaltung.

Quellen: FIO KB – Exportprotokolle / Exportkonfiguration, FIO – OpenImmo 1.2.7 Empfehlung.

b) Impressum hinterlegen

1. Firmen- und Impressumsangaben unter Verwaltung → Rechtshinweise vollständig pflegen (Firma, Anschrift, Geschäftsführung, Register, USt-IdNr., Kontakt). Mindestens 100 Zeichen Gesamttext, sonst akzeptiert immonika.de das Impressum nicht.
2. In der Exportkonfiguration zu immonika.de das Feld VE für Impressum auf die Vertriebseinheit setzen, deren Stammdaten exportiert werden sollen.
3. Vertriebseinheiten-Stammdaten (falls mehrere Standorte) unter Verwaltung → Einstellungen je Mandant/VE prüfen – nur dort hinterlegte Daten gelangen als <anbieter> ins OpenImmo-XML.

Quelle: FIO – Impressum unter Rechtshinweise.

c) Ersten Upload / Vollabgleich

1. Je Objekt unter Marketing die Portalfreigabe setzen und immonika.de aktivieren (Häkchen zur Veröffentlichung in Immobilienportalen).
2. Beim Erstbestand in der Exportkonfiguration Umfang Objekte: Vollabgleich belassen; nach erfolgreichem Erstlauf kann auf Teilabgleich umgestellt werden.
3. Der Export-Service überträgt im Hintergrund (typisch alle ca. 20 Minuten). Status und Fehler im Exportprotokoll der Schnittstelle prüfen.
4. Meldung „Export doesn't contain any valid estates“ bedeutet: für immonika.de ist noch kein Objekt freigegeben oder Objekte wurden wegen Validierungsfehlern ausgeschlossen.

Quellen: FIO – Portalfreigabe / Marketing, FIO KB – Exportprotokolle.

d) Kontaktanfragen automatisch verarbeiten

1. Immonika sendet Kontaktanfragen als E-Mail an Ihre bei uns hinterlegte Anbieter-Mailadresse; Anhang kontakt_openimmo_feedback.xml (OpenImmo 1.2.5).
2. Aktivieren Sie in Verwaltung → Einstellungen → Webexposé den automatischen Import von Internetanfragen und optional den automatischen Webexposé-Versand – Voraussetzung für FIOs eigenen Anfragen-Workflow.
3. Offene Internetanfragen ohne abgeschlossene Kontaktdaten-Bestätigung sehen Sie unter Kontaktbogen → Übersicht (Filter Internetanfrage, Haken Bestätigung durch Kunden ausstehend); Kontaktbögen lassen sich bei Bedarf manuell übernehmen.
4. Ob FIO die kontakt_openimmo_feedback.xml von immonika.de direkt auswertet, hängt von Ihrer FIO-Version/Lizenz ab – bei Unklarheit FIO-Support oder service@immonika.de (Software-Name + Version).

Quellen: FIO KB – Automatischer Webexposé-Versand, FIO – Internetanfragen-Import.

▶ Sonstige Software

Der Ablauf ist im Wesentlichen immer gleich: OpenImmo-Portal über FTP → Impressum in den Stammdaten → Vollabgleich → Anfragenmanager / Adressimport aktivieren. In der Hilfe nach OpenImmo, Impressum, Anbieter, Portalexport, Anfragenmanager suchen.

Wenn etwas unklar bleibt: Support Ihres Software-Herstellers kontaktieren – oder eine Mail an service@immonika.de mit Software-Name und Version.

▶ onOffice enterprise

Wichtig (Stand 20.05.2026): onOffice überträgt das Impressum derzeit nur beim Vollabgleich zuverlässig mit (Teilabgleiche reichen nicht). Zusätzlich muss im Portalprofil der Haken „Impressum übertragen“ aktiv sein – sonst bleibt das Impressum trotz korrekt gepflegter Stammdaten leer im Export. Beide Punkte sind in den Schritten unten markiert.

a) immonika.de als Portal anlegen

1. Extras → Einstellungen → Grundeinstellungen → Tab Portale: über das Plussymbol eine freie Portalschnittstelle auswählen (immonika.de ist nicht in der Standardliste enthalten). Die Portale 5, 33, 61–65 sind ImmoScout24-fest – daher andere freie Nummer wählen.
2. Portalname auf immonika.de setzen, Übertragungsformat OpenImmo, FTP-Daten und Anbieternummer aus Ihrer Zugangsdaten-Mail eintragen.
3. In den erweiterten Einstellungen FTP (nicht SFTP mit TLS) wählen, speichern; FTP-Zugangsdatencheck muss grün werden; Häkchen bei Aktiv setzen.
4. ⚠️ Pflicht: Haken „Impressum übertragen“ setzen

   Im selben Portalprofil unter „Optionen“/„Erweitert“ den Schalter „Impressum übertragen“ bzw. „Anbieterdaten mitliefern“ aktivieren. Ohne diesen Haken bleibt das Impressum im OpenImmo-Export leer – selbst bei korrekt gepflegten Stammdaten. Details siehe Knackpunkt #1 oberhalb dieser Liste.

Quellen: Freie Portalschnittstellen, Einrichten einer neuen Portalschnittstelle.

b) Impressum hinterlegen

1. Impressum / Anbieterstammdaten unter Extras → Einstellungen → Grundeinstellungen vollständig pflegen: Firma, Anschrift, Geschäftsführer, Handelsregister, Registergericht, USt-IdNr., Telefon, E-Mail, Berufsaufsichtsbehörde (je nach Rechtsform). Mindestens 100 Zeichen Gesamttext, sonst akzeptiert immonika.de das Impressum nicht.
2. Wichtig – Pflegeort: Diese Daten müssen im Anbieter-/Firmen-Datensatz stehen (das, was im OpenImmo-Export als <anbieter> exportiert wird). Daten, die nur im Mitarbeiter-/Benutzerprofil stehen, gelangen nur als <kontaktperson> in das XML – nicht als Impressum.
3. Falls vorhanden – Bürogruppe / Mandant: Wenn Ihr onOffice-Vertrag mit Bürogruppen arbeitet (Menüpunkt Extras → Einstellungen → Gruppen), prüfen Sie zusätzlich, ob die exportrelevanten Stammdaten auch dort hinterlegt sind – sonst kann onOffice für diesen Mandanten leere Anbieterdaten exportieren. Falls dieser Menüpunkt bei Ihnen nicht existiert, ist die Pflege unter Grundeinstellungen ausreichend.

c) Ersten Vollabgleich starten

1. Aktionen → Immobilien-Aktionen → Portalvollabgleich → Übertragungsart „Vollabgleich“ (nicht „Massenteilabgleich“, nicht „Alle Immobilien löschen“) → Haken bei Immonika → Weiter. onOffice vergibt eine Jobnummer.
2. Status prüfen:Extras → Jobs – grün = OK, orange = teilweise, rot = Fehler (Job doppelklicken für Detail-Ursache).
3. Stau: freitagnachmittags und montagvormittags bis zu 2 Stunden Wartezeit normal – Jobs laufen im Hintergrund.
4. Verifikation (empfohlen): Im Job-Detail die exportierte OpenImmo-XML herunterladen und mit einem Editor prüfen, ob im <anbieter>-Block ein <impressum> oder <impressum_strukt> steht. Wenn ja: alles in Ordnung. Wenn nein: Schritt a) 4 („Impressum übertragen“-Haken) erneut prüfen und Schritt b) Pflegeort kontrollieren. Wenn der Haken gesetzt und alle Stammdaten korrekt sind, das Impressum im Export aber trotzdem fehlt: onOffice-Support kontaktieren – eine vorbereitete Bug-Report-Vorlage liefern wir auf Anfrage (E-Mail an service@immonika.de).
5. Empfehlung: direkt einen automatischen Vollabgleich einrichten – dauerhafter Schutz vor Impressums-Lücken.

Quellen: Portalabgleich, Portaljobs, Stau, Automatischer Portalabgleich.

d) Kontaktanfragen automatisch verarbeiten

1. Den Anfragenmanager einrichten und aktivieren: Grundeinstellungen → Automatisierung → Anfragenmanager. Eingangspostfach muss ein in onOffice eingerichtetes Postfach sein (importierte POP3/IMAP-Konten werden nicht verarbeitet).
2. Postfach und Portal immonika.de im Anfragenmanager aktivieren; das angesprochene Objekt muss aktiv vermarktet sein und der Hauptbenutzer braucht Leserecht.

Quellen: Anfragenmanager Überblick, Einstellungen Anfragenmanager, Anfragenmanager einrichten, Portalanfragen.