Anleitung: onOffice enterprise

Wichtig (Stand 20.05.2026): onOffice überträgt das Impressum derzeit nur beim Vollabgleich zuverlässig mit (Teilabgleiche reichen nicht). Zusätzlich muss im Portalprofil der Haken „Impressum übertragen“ aktiv sein – sonst bleibt das Impressum trotz korrekt gepflegter Stammdaten leer im Export. Beide Punkte sind in den Schritten unten markiert.

a) immonika.de als Portal anlegen

1. Extras → Einstellungen → Grundeinstellungen → Tab Portale: über das Plussymbol eine freie Portalschnittstelle auswählen (immonika.de ist nicht in der Standardliste enthalten). Die Portale 5, 33, 61–65 sind ImmoScout24-fest – daher andere freie Nummer wählen.
2. Portalname auf immonika.de setzen, Übertragungsformat OpenImmo, FTP-Daten und Anbieternummer aus Ihrer Zugangsdaten-Mail eintragen.
3. In den erweiterten Einstellungen FTP (nicht SFTP mit TLS) wählen, speichern; FTP-Zugangsdatencheck muss grün werden; Häkchen bei Aktiv setzen.
4. ⚠️ Pflicht: Haken „Impressum übertragen“ setzen

   Im selben Portalprofil unter „Optionen“/„Erweitert“ den Schalter „Impressum übertragen“ bzw. „Anbieterdaten mitliefern“ aktivieren. Ohne diesen Haken bleibt das Impressum im OpenImmo-Export leer – selbst bei korrekt gepflegten Stammdaten. Details siehe Knackpunkt #1 oberhalb dieser Liste.

Quellen: Freie Portalschnittstellen, Einrichten einer neuen Portalschnittstelle.

b) Impressum hinterlegen

1. Impressum / Anbieterstammdaten unter Extras → Einstellungen → Grundeinstellungen vollständig pflegen: Firma, Anschrift, Geschäftsführer, Handelsregister, Registergericht, USt-IdNr., Telefon, E-Mail, Berufsaufsichtsbehörde (je nach Rechtsform). Mindestens 100 Zeichen Gesamttext, sonst akzeptiert immonika.de das Impressum nicht.
2. Wichtig – Pflegeort: Diese Daten müssen im Anbieter-/Firmen-Datensatz stehen (das, was im OpenImmo-Export als <anbieter> exportiert wird). Daten, die nur im Mitarbeiter-/Benutzerprofil stehen, gelangen nur als <kontaktperson> in das XML – nicht als Impressum.
3. Falls vorhanden – Bürogruppe / Mandant: Wenn Ihr onOffice-Vertrag mit Bürogruppen arbeitet (Menüpunkt Extras → Einstellungen → Gruppen), prüfen Sie zusätzlich, ob die exportrelevanten Stammdaten auch dort hinterlegt sind – sonst kann onOffice für diesen Mandanten leere Anbieterdaten exportieren. Falls dieser Menüpunkt bei Ihnen nicht existiert, ist die Pflege unter Grundeinstellungen ausreichend.

c) Ersten Vollabgleich starten

1. Aktionen → Immobilien-Aktionen → Portalvollabgleich → Übertragungsart „Vollabgleich“ (nicht „Massenteilabgleich“, nicht „Alle Immobilien löschen“) → Haken bei Immonika → Weiter. onOffice vergibt eine Jobnummer.
2. Status prüfen:Extras → Jobs – grün = OK, orange = teilweise, rot = Fehler (Job doppelklicken für Detail-Ursache).
3. Stau: freitagnachmittags und montagvormittags bis zu 2 Stunden Wartezeit normal – Jobs laufen im Hintergrund.
4. Verifikation (empfohlen): Im Job-Detail die exportierte OpenImmo-XML herunterladen und mit einem Editor prüfen, ob im <anbieter>-Block ein <impressum> oder <impressum_strukt> steht. Wenn ja: alles in Ordnung. Wenn nein: Schritt a) 4 („Impressum übertragen“-Haken) erneut prüfen und Schritt b) Pflegeort kontrollieren. Wenn der Haken gesetzt und alle Stammdaten korrekt sind, das Impressum im Export aber trotzdem fehlt: onOffice-Support kontaktieren – eine vorbereitete Bug-Report-Vorlage liefern wir auf Anfrage (E-Mail an service@immonika.de).
5. Empfehlung: direkt einen automatischen Vollabgleich einrichten – dauerhafter Schutz vor Impressums-Lücken.

Quellen: Portalabgleich, Portaljobs, Stau, Automatischer Portalabgleich.

d) Kontaktanfragen automatisch verarbeiten

1. Den Anfragenmanager einrichten und aktivieren: Grundeinstellungen → Automatisierung → Anfragenmanager. Eingangspostfach muss ein in onOffice eingerichtetes Postfach sein (importierte POP3/IMAP-Konten werden nicht verarbeitet).
2. Postfach und Portal immonika.de im Anfragenmanager aktivieren; das angesprochene Objekt muss aktiv vermarktet sein und der Hauptbenutzer braucht Leserecht.

Quellen: Anfragenmanager Überblick, Einstellungen Anfragenmanager, Anfragenmanager einrichten, Portalanfragen.